Outil pratique : Le registre spécial

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La très libérale loi de 1901 ne surcharge pas l'association d'obligations... La tenue du registre spécial est l'une des rares contraintes légales imposées à votre association. Une contrainte au final plutôt légère, mais indispensable.

Que dit la loi ?
Peu de choses en vérité. Après avoir indiqué dans son article 5 que les associations doivent déclarer en préfecture dans les trois mois « tous les changements survenus dans leur administration, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts », elle précise que ces changements « seront en outre consignés sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en feront la demande. » L'article 3 de la loi donne la liste de ce qui doit être déclaré en préfecture et signalé dans le registre en plus des changements de statuts :
- Les nouvelles personnes chargées de l'administration ;
- Les nouveaux établissements fondés ;
- Le changement d'adresse du siège social ;
- Les acquisitions ou aliénations immobilières.
Donc, inutile d'y inscrire les compte-rendus d'AG, les changements dans le règlement intérieur ou à fortiori les relevés de décisions d'un conseil d'administration.
En ce qui concerne la modification du siège social, tout dépend de ce qui est incrit dans vos statuts. Si ceux-ci indiquent que votre siège se trouve à Saint Germain les Belles (87) sans plus de précisions, et que vous le transférez dans un nouveau local mais toujours dans la même commune, vous n'aurez rien à déclarer ni à inscrire dans le registre. Si par contre vous l'installez dans la commune voisine, alors il faudra le noter dans le registre spécial.

Le décret précise
On en sait un peu plus sur la forme que doivent prendre les registres spéciaux grâce au décret paru le mois suivant (16 août 1901) dont l'article 6 donne les indications suivantes : ils « sont cotés par première et par dernière et paraphés sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l'association. Les inscriptions sont faites de suite et sans aucun blanc. »
Résumons : un cahier (et pas un classeur avec feuilles volantes), dont toutes les pages (« par première et par dernière ») sont numérotées (mais vous pouvez les numéroter vous-mêmes manuellement) et signées en bas. Ensuite, vous devez le remplir dans l'ordre des pages sans laisser d'espace blanc entre chacune des mentions que vous y porterez. A chaque nouvelle inscription pensez bien à mentionner la date et l'organe délibérant qui a pris la décision portée dans le registre (AG du ... ou CA du...) ainsi que les mentions des récépissés de dépôt des déclarations modificatives à la préfecture.
En général c'est au secrétaire qu'est confié le soin de tenir le registre. Mais ce n'est pas une obligation. Afin d'éviter les confusions ou les oublis, il est conseillé qu'une seule personne se charge de cette tâche.

En cas de retard...
Conservé au siège social de l'association, le registre doit être tenu à la disposition des autorités administratives et judiciaires à chaque fois qu'elles en font la demande. Ce qui est rare ! C'est généralement en cas de problèmes... Ce qui justifie d'être ponctuel et régulier dans sa tenue.
Si vous n'en avez pas et que vous avez négligé jusque là cette obligation, ne paniquez pas et ne cherchez pas à antidater votre registre ou à imiter les signatures d'anciens administrateurs disparus depuis... Le mieux est alors d'en ouvrir un en le datant du jour de sa création et en le faisant signer par le responsable légal actuel de l'association, tout en y consignant les diverses modifications intervenues dans la vie de l'association depuis sa création. Du coup, profitez-en pour vérifier que vos dirigeants déclarés en préfecture sont les bons, et, le cas échéant, mettez-vous à jour !

L'article 5 de la loi de 1901

L'article 3 de la loi de 1901

L'article 31 du décret du 16 août 1901



Source : Crédit Mutuel




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